Munkajegyzetek elosztott csapatoknak
A jó csapatmunkának átível az időzónákon
Munkatársainak nem kell egyszerre online lenniük ahhoz, hogy együtt haladjanak. Adjon a munkának egyértelmű felelőst, hagyjon olvasható döntést, és tegye könnyen megtalálhatóvá a következő lépést.
JAVÍTSA KI KÖVETKEZŐ ÁTADÁSÁTKevesebb várakozás a válaszra. Nagyobb magabiztosság abban, ami ezután következik.
01 / A SZEMLÉLET
A munka alvás közben is folytatódik
Az elosztott munka a folytonosságról szól, nem az elérhetőség versenyéről.
Egy magán-csevegésben hagyott kérdés megállíthatja munkatársa reggelét. Egy rövid összefoglaló, amely tartalmazza a kontextust, a felelőst és a következő lépést, ugyanazt a munkát át tudja vinni az óceánon. A különbség ritkán egy újabb eszköz. Az a lényeg, hogy az információ együtt utazik a feladattal.
A szingapúri, berlini és torontói csapatoknak nem lesz közös munkanapjuk. Még az átfedő idejük is változik a nyári időszámítás váltásakor. Egy egészséges rendszer láthatóvá teszi ezeket a különbségeket anélkül, hogy bárki esti idejét tartalék kapacitásnak tekintené.
A cél nem az azonnali válasz. Hasznos következő lépés, amely nem függ egyetlen embertől sem.
Kezdje egy visszatérő súrlódási ponttal. Talán a döntések a hívások után eltűnnek, vagy minden átnézés ugyanarra a személyre vár. Tegye egyértelműbbé az átadást, mielőtt újabb visszatérő megbeszélést vezetne be.
02 / KOORDINÁCIÓ
Tegye láthatóvá az átadást
A „Tiéd a labda” nem átadás. A munkatársnak látnia kell, mi változott, mit visel felelősségként, és mit kell tennie, ha a tervezett út meghiúsul.
Nevezze meg a következő felelőst
Kérjen visszaigazolást a munkaidejében. Addig a jelenlegi felelős marad felelős az átmenet világossá tételéért.
Hagyjon használatra kész csomagot
Tartalmazza a jelenlegi állapotot, a forráshivatkozásokat, az elfogadási feltételeket, a határidőt időzónával, valamint a tartalék megoldást arra az esetre, ha valaki nem elérhető.
Zárja le a kört
Az elfogadást a közös munkanaplóban rögzítse, ne csak egy értesítésben, amely eltűnik egy csevegési folyamban.
03 / ASZINKRON ÍRÁS
Írjon úgy, hogy mások is tovább tudjanak lépni
A hasznos aszinkron írás előre látja az olvasó következő kérdését. Elkülöníti azt, ami történt attól, ami döntést igényel, és egyértelművé teszi a válaszadási időkeretet.
Az üzenet nem azért hosszabb, mert hosszabbnak kell lennie. Megakadályozza a többszöri tisztázó kört, és lehetővé teszi, hogy a következő olvasó a beszélgetés újraépítése nélkül hozzászóljon.
Írjon a következő olvasónak →04 / ÉLŐ IDŐ
Csak akkor találkozzanak, ha segít
A megbeszélések akkor hasznosak, ha az embereknek közösen kell tisztázniuk a kétértelműséget, egy nehéz beszélgetést el kell gyakorolniuk, vagy valóban egymástól függő döntést kell hozniuk. Kevésbé hasznosak olyan információk továbbítására, amelyeket mindenki el tudna olvasni.
Csak állapotot szeretne megosztani?
Tegyen közzé egy rövid összefoglalót felelőssel és linkekkel.
Független véleményre van szüksége?
Nyisson írásos áttekintési időszakot, mielőtt hívást ütemezne.
Még mindig egy fontos kompromisszumnál akadt el?
Hozzon össze egy kis csoportot egy döntési kérdéssel és írásos feljegyzéssel.
Ellenőrizze, kinek a kora reggeli vagy esti idejét használja. Ha az élő részvétel valóban szükséges, forgassa a kellemetlen időpontokat; a „globális csapat” kifejezés ne váljon állandó terhéé ugyanazoknak az embereknek.
Tegye az élő időt megérdemeltté →05 / KAPCSOLATOK
Bizalom a zöld pötty túloldalán
A jelenléti jelzők nem mondják meg, hogy valaki alaposan gondolkodik-e, ügyfelet segít-e, vagy szükséges szünetet tart. A bizalom megbízható vállalásokból és biztonságos, korai jelzésekből nő, ha egy vállalás veszélybe kerül.
Állapodjanak meg abban, milyen a normál válaszidő. Különböztesse meg a rutin kérdést a valódi incidenstől. Kérdezzen a munkavégzési preferenciákról anélkül, hogy megkövetelné a munkatársaktól, hogy magánügyeiket magyarázzák el.
A megbízhatóság nem azt jelenti, hogy soha nincs szüksége segítségre. Azt jelenti, hogy elég korán jelzi a szükségletet, hogy a csapat átgondoltan reagálhasson.
Építsen megbízhatóságot távolról →06 / EGY MŰKÖDŐKÉPES RITMUS
Fűzze össze a szokásokat
Próbáljon ki egy kis működési ritmust, mielőtt teljesen átalakítaná a rendszert. Ez a példa munkaeseményeket ír le, nem olyan menetrendet, amelyet mindenkinek ugyanabban a helyi órában kell követnie.
| Pillanat | Szokás | Közös dokumentum |
|---|---|---|
| Munkaidőszak kezdete | Változások átnézése és átadások elfogadása | Aktuális munkanapló |
| Átfedési időszak előtt | Párbeszédet igénylő döntések felszínre hozása | Döntési kérdés és lehetőségek |
| Munkaidőszak vége | Haladás, következő felelős és akadályok rögzítése | Átadási jegyzet |
| Munkaciklus vége | Egy ismétlődő várakozási forrás átnézése | Kis folyamatkísérlet |
Azt jelenti az aszinkron, hogy minden megbeszélést kerülni kell?
Nem. Azt jelenti, hogy az élő időnek konkrét célt adunk, és biztosítjuk, hogy a hasznos eredmények elérhetők maradjanak azoknak a munkatársaknak, akik nem tudtak részt venni.
Mi van, ha valaki nem válaszol?
Használja az előre megbeszélt válaszidőt és tartalék felelőst. Ha egyik sincs, javítsa a megállapodást, ahelyett hogy feltételezné, hogy az illető nem foglalkozik a feladattal.
Hol kezdjük?
Válasszon ki egy átadást, amely rendszeresen elakad. Adjon hozzá egy megnevezett felelőst, egy jelenlegi állapot összefoglalót, elfogadási feltételeket és egy visszaigazolási lépést.