Ha a kollégák közös irodában dolgoznak, informális jelekből is látják, mi történik. Elosztott csapatban ezek a jelzések hiányosak. Csábító őket online állapotjelzőkkel, tevékenységszámlálókkal vagy gyakori egyeztetésekkel pótolni. A látható elfoglaltság azonban nem azonos a megbízható munkával.
Hasznosabb alapot jelent néhány kis megállapodás: ki mit birtokol, hogyan tudja meg a csapat, ha valami megváltozott, mikor ésszerű a válasz, és hol lehet segítséget kérni. Ezek a megállapodások csökkentik a találgatást anélkül, hogy bárkinek a munkanapját nyilvános előadássá kellene alakítania.
Egyezzenek meg a válaszkészségről, mielőtt tesztelnék
Az emberek eltérő feltevésekkel közelítenek egy csevegőüzenethez. Az egyik megszakításnak tekinti, amely azonnali választ igényel; a másik a következő szünetére szóló emlékeztetőnek. Egyikük sem tudja megbízhatóan kikövetkeztetni a másik elvárását csupán az eszközből.
Írják le, mely csatornák szolgálják a rutinmunkát, és melyek a valódi sürgősségre vannak fenntartva. A válaszelvárásokat a munkaidőszakokhoz igazítsák, és ne feltételezzék, hogy minden eltelt óra rendelkezésre áll. Vegyék figyelembe a részmunkaidőt, a szabadságokat, az ünnepnapokat és a koncentrált munkaidőt. A bejelentett vészhelyzeti útvonalnak legyen felelős gazdája, és ne azon múljon, hogy mindenki mindent ellenőriz.
Rutinkérdések: Használják a projekt szálat, és egy teljes helyi munkanapot hagyjanak a válaszra.
Akadályozott munka: Nevezzék meg a hiányzó bemenetet, annak hatását és a legkésőbbi hasznos döntési pontot. Jelöljék meg a megállapodott felelőst és a helyettesét.
Munkaidőn kívül: Válaszra nem számítanak, hacsak valaki nincs kifejezetten megállapodott incidens-ügyeleti feladatra beosztva.
Változások: Térjenek vissza a megállapodáshoz, ha változik a létszám, a munkavégzés helye vagy a felelősségi kör.
Olyan kicsi vállalásokat tegyenek, amelyeket ellenőrizni lehet
A „hamarosan befejezem a projektet” típusú kijelentésre nehéz támaszkodni, mert elrejti a terjedelmet, az időzítést és a bizonytalanságot. Egy kisebb vállalás megnevezhetné a felülvizsgálatra kész vázlatot, annak elfogadási feltételeit és a még megoldatlan függőségeket. A cél nem a bizonytalanság megszüntetése, hanem az, hogy a bizonytalanság megbeszélhetővé váljon.
Kövessék nyomon a valódi eredményeket és a felé vezető haladást. Ne tekintsék a billentyűleütéseket, a kamerahasználatot vagy a csevegés mennyiségét a hozzájárulás helyettesítőinek. Némely hasznos munka csendes, és némely látható tevékenység kevés értéket teremt. Azt kérdezzék, hogy használhatják-e a kollégák az eredményt, nem azt, hogy az alkotó elfoglaltnak látszott-e.
Jutalmazzák a korai jelzést, ne a késői hősiességet
Az a csapat, amely dicséri az utolsó pillanatos megmentéseket, de bünteti a korai aggodalmat, megtanítja az embereket a kockázat elrejtésére. Legyen természetes azt mondani, hogy egy becslés megváltozott, egy függőség tisztázatlan, vagy a jelenlegi terhelés nem fenntartható.
Egy hasznos akadályjelzés megnevezi a helyzetet, azt, hogy mit próbáltak már ki, a valószínű hatást és a szükséges segítséget. A vezető első válaszának a megértésre és a következő lépés meghatározására kell irányulnia, nem arra, hogy a személy miért nem jósolt meg korábban mindent.
A megbízhatósághoz az is hozzátartozik, hogy szólunk valakinek, ha már nem támaszkodhat az eredeti tervre.
Kapcsolatok kényszerített bensőség nélkül
A munka könnyebbé válik, ha a kollégák szégyen nélkül tehetnek fel egyszerű kérdéseket. Teremtsenek helyet a bemutatkozásoknak, a páros munkának és az alkalmankénti beszélgetéseknek, amelyeket nem kizárólag a státuszjelentés vezérel. Kínáljanak különböző részvételi módokat, ahelyett hogy feltételeznék, hogy mindenki ugyanazt a társas formát kedveli.
A távoli kollégáknak nem kell otthonukat, családjukat vagy magánéletüket megmutatniuk ahhoz, hogy bizonyítsák elköteleződésüket. A kamera nélküli részvétel, a gondos időbeosztás és a személyes határok tiszteletben tartása összefér a meleg, szakmai kapcsolatokkal. Kérdezzék meg, mi segíti a másik együttműködését, és ne követeljenek magyarázatot minden preferenciára.
Különbözőségek értelmezése kíváncsisággal
A rövid üzenet az egyik olvasónak hatékonynak, a másiknak tapintatlannak tűnhet. A csend származhat koncentrációból, bizonytalanságból, nyelvi feldolgozásból vagy egyetértés hiányából. Kerülje, hogy egy kommunikációs stílusból a jellemre következtessen, vagy hogy a nemzetiséget kényelmes kiskapuként használja egy személy megértéséhez.
Ha egy üzenet rosszul üt, kérdezzen rá a szándékra, és írja le a hatást. A munkáról és a konkrét interakcióról beszéljen, ne tulajdonítson indítékokat. Érzékeny visszajelzés esetén fontolja meg a négyszemközti beszélgetést, és egyezzenek meg az írásos utókövetésben, hogy egyikük se csak az emlékezetére hagyatkozzon.
Gondoskodjon róla, hogy a tudás és az elismerés is eljusson másokhoz
A bizalom gyengül, ha a fontos döntések csak egy helyszín átfedő idősávjában születnek. Tegye közzé az eredményeket olyan helyen, amelyet az egész csapat elér. Adjon a távollévő kollégáknak megfelelő módot, hogy a visszafordíthatatlan lépés előtt jelezzék a figyelmen kívül hagyott kockázatokat, és tegye egyértelművé a döntésért felelős személy jogkörét.
Az elismerésnek időzónákon is át kell ívelnie. Nevezze meg azt, aki tisztázott egy függőséget, dokumentált egy folyamatot, vagy segített egy másik régiónak zökkenőmentesen elindulni. Ezek a hozzájárulások eltűnhetnek a végeredményt bemutató, látványosabb személy árnyékában.
Orvosolja közvetlenül a nem teljesített vállalást
Ha egy vállalást nem teljesítettek, mondja ki, mi történt, ismerje el a hatását, és ajánljon hihető helyreállítási tervet. Kerülje az olyan ígéreteket, amelyek fenntarthatatlan túlórától függenek. Ezután vizsgálja meg, hogy az ok a homályos hatókör, a hiányzó kapacitás, egy rejtett függőség vagy olyan viselkedés volt-e, amely közvetlen visszajelzést igényel.
- A munkaidő és a válaszadási elvárások ismertek.
- A vállalásoknak vannak felelőseik, és használható elfogadási kritériumaik.
- A kockázat jelzése segítséghez és priorizáláshoz vezet.
- A döntések az élő beszélgetéseken kívül is elérhetők maradnak.
- Az emberek megfigyelés vagy kényszerített személyes adatközlés nélkül is hozzájárulhatnak.
A bizalmat nem egyetlen csapatgyakorlat teremti meg. Hétköznapi interakciók során újul meg, amikor a csapat vállalást tesz, észreveszi a változást, és világossággal és gondoskodással reagál.