Egy virtuális megbeszélés néhány perc alatt feloldhat egy nehéz kompromisszumot. Ugyanakkor több embert is arra késztethet, hogy abbahagyja a produktív munkát, hogy meghallgasson egy frissítést, amelyet el is olvashatott volna. A különbség még azelőtt kezdődik, hogy bárki megnyitná a naptárát: mi válik lehetségessé azzal, hogy éppen ezek az emberek vannak együtt?
Elosztott csapatoknál a költség nem csupán az időtartam. Egy hívás megtörheti valakinek a koncentrált munkaidejét, meghosszabbíthatja a munkanapot, vagy kizárhat egy kollégát, aki éppen alszik. Az élő időt közös erőforrásként kezelje, egyenlőtlen helyi költségekkel, nem pedig a szervező naptárában szabadon álló helyként.
Először a csatornát válassza ki, aztán az időpontot
Fogalmazza meg az eredményt egy mondatban. A „projekt megvitatása” tevékenység, nem eredmény. A „döntsük el, melyik függőséget távolítsuk el a következő kiadás előtt” viszont olyan döntést ad a résztvevőknek, amelyre felkészülhetnek. Ha nem tud hasznos eredményt megnevezni, halassza el a meghívást, és tisztázza a munkát.
Ez olyan információ, amelyhez nem kapcsolódik azonnali döntés?
Tegye közzé a frissítést. Adjon olvasóinak helyet a kérdéseknek.
Javítana-e a választást független vélemények összegyűjtése?
Először gyűjtsön írásos véleményeket. Ez csökkenti a nyomást, hogy az első magabiztos hozzászólót kövessék.
Az írásos átnézés után is összekuszálódnak a lehetőségek?
Ütemezzen célzott döntési beszélgetést a szükséges közreműködőkkel.
Érzékeny vagy érzelmileg terhelt a probléma?
Ajánljon fel privát élő beszélgetést, az érintettek által elfogadott, figyelmes utólagos feljegyzéssel.
A meghívó legyen munkaanyag
Tartalmazza a döntési kérdést, a releváns hátteret, a felkészülést, a kötelező résztvevőket és a várt végkimenetelt. Különböztesse meg a döntéshozót a tanácsadóktól és azoktól, akiknek csak az eredményre van szükségük. Ne követeljen részvételt pusztán a befogadás bizonyítására; helyette adjon értelmes lehetőséget írásos hozzájárulásra.
A felkészülés legyen reális. Egy hosszú dokumentum közvetlenül a hívás előtt történő elküldése nem teremt tájékozott megbeszélést. Adjon az embereknek ésszerű átnézési időt a munkaidejükön belül, vagy tartsa fenn a megbeszélés elejét csendes olvasásra. Ha a szükséges információ hiányzik, módosítsa a célt, vagy ütemezze át.
Ossza el a kellemetlenséget
Egy időpont, amely San Franciscóban és Londonban megfelel, Bengaluruban vagy Sydneyben késő éjszaka lehet. Ellenőrizze a helyi időt mindenkinél, aki valóban részt kell hogy vegyen, a nyári időszámítás-váltásokat is beleértve. Használjon olyan naptáreszközöket, amelyek kezelik az időzónákat, és vezessen írásos feljegyzést a tervezett helyi időbeli korlátokról.
Ha nincs méltányos átfedés, fontolja meg két kisebb beszélgetést közös jegyzőkönyvvel, váltakozó élő részvétellel vagy írásos döntési folyamatot. Ha egy kellemetlen hívás elengedhetetlen, forgassa a terhet, és nyíltan ismerje el azt. A rotáció nem engedély arra, hogy a rendszeres éjszakai munka normává váljon.
A befogadás nem az, hogy mindenkinek küldünk meghívót. Hanem az, hogy mindenkinek méltányos esélye van befolyásolni az eredményt.
Moderálás nemcsak a gyors felszólalóknak
Kezdje a kérdés megismétlésével, a döntéshozó megnevezésével, és azzal, hogyan jut el a csoport az eredményhez. Hagyja, hogy a résztvevők röviden leírják aggályaikat a nyílt vita előtt. Hívja meg a hozzászólásokat anélkül, hogy bárkit arra kényszerítene, hogy személyes körülményekről beszéljen vagy bekapcsolja a kameráját.
Figyeljen az átfedő beszédre, a magyarázat nélküli rövidítésekre és a közös háttérre vonatkozó feltételezésekre. Ajánljon szöveges csatornát a hozzászólásokhoz, és szüneteket az elmélkedésre. Akiknek második nyelven kell beszélniük, segédtechnológiát használnak vagy instabil a kapcsolatuk, ne kelljen folyamatosan közbeszólniuk a részvételhez.
Tartsa láthatóan a döntést
Használjon közös jegyzetet, külön szakaszokkal a tényeknek, nyitott kérdéseknek, döntéseknek és teendőknek. A jegyzetelőnek nem kell minden mondatot leírnia. Rögzítse azt, amire egy távollévő kollégának szüksége lenne az eredmény megértéséhez, beleértve a lényeges nézeteltéréseket és a megoldatlan kockázatokat.
Zárás előtt olvassa fel minden teendőt a felelőssel és a határidővel. Kérdezze meg, elfogadja-e a felelős a feladatot, és rendelkezik-e a szükséges függőségekkel a folytatáshoz. Egy név egy feladat mellett nem elég, ha a személy nem egyezett bele, vagy nincs felhatalmazása a cselekvésre.
Rögzítsen megfontoltan, ne automatikusan
Egy felvétel segíthet néhány kollégának, de nem helyettesíti az összefoglalót. Egy hosszú hívás megnézése egyszerűen átruházhatja a megbeszélés terhét egy másik ember délutánjára. Osszon meg tömör írásos eredményt, szükség esetén konkrét, releváns anyagokra mutató hivatkozásokkal.
Felvétel vagy automatikus átiratkészítés bekapcsolása előtt ismertesse a célt, a hozzáférést és a megőrzési szabályokat, és tartsa be az irányadó jogszabályokat és a szervezeti szabályzatot. Szükség esetén adjon gyakorlati alternatívát. Bizalmas megbeszéléseket ne töltsön fel átiratszolgáltatásba engedély és megfelelő adatvédelmi felülvizsgálat nélkül.
Vizsgálja felül, hogy a megbeszélésnek továbbra is van-e létjogosultsága
Az ismétlődő meghívók túlélik azokat a problémákat, amelyek létrehozták őket. Időnként kérdezze meg, milyen döntéseket tett lehetővé a megbeszélés, kinek volt haszna, és mi kerülhetne írásba. Próbálja meg eltávolítani egy alkalmat ahelyett, hogy az egész sorozatot véglegesnek tekintené.
- Egy konkrét kérdés élő párbeszédet igényel.
- A résztvevők a munkaidejükben készülhetnek fel.
- Az időbeli terhek láthatók és átgondoltak.
- A döntési folyamat és a felelős egyértelmű.
- Az írásos eredmény eljut a távollévő kollégákhoz is.
A produktív megbeszéléseknek nem kell sietősnek érződniük. Szükségük van egy okra, hogy létezzenek, teret az átgondolt részvételre, és világos befejezésre, amely lehetővé teszi, hogy a munka máshol folytatódjon.