Μια εικονική συνάντηση μπορεί να λύσει ένα δύσκολο δίλημμα μέσα σε λίγα λεπτά. Μπορεί επίσης να κάνει αρκετά άτομα να σταματήσουν παραγωγική εργασία για να ακούσουν μια ενημέρωση που θα μπορούσαν να διαβάσουν. Η διαφορά ξεκινά πριν ανοίξει κανείς ένα ημερολόγιο: τι θα γίνει εφικτό επειδή ακριβώς αυτοί οι άνθρωποι είναι μαζί;
Για κατανεμημένες ομάδες, το κόστος δεν είναι μόνο η διάρκεια. Μια κλήση μπορεί να διακόψει την περίοδο συγκέντρωσης κάποιου, να επεκτείνει μια εργάσιμη μέρα ή να αποκλείσει έναν συνάδελφο που κοιμάται. Αντιμετωπίστε τον χρόνο σύγχρονης επικοινωνίας ως κοινόχρηστο πόρο με άνισα τοπικά κόστη, και όχι ως ελεύθερο χώρο στο ημερολόγιο του διοργανωτή.
Επιλέξτε το κανάλι πριν από το χρονικό διάστημα
Γράψτε το αποτέλεσμα σε μία πρόταση. Το «συζήτηση για το έργο» είναι δραστηριότητα, όχι αποτέλεσμα. Το «επιλογή ποιας εξάρτησης θα αφαιρεθεί πριν από την επόμενη κυκλοφορία» δίνει στους συμμετέχοντες μια απόφαση για την οποία να προετοιμαστούν. Αν δεν μπορείτε να ονομάσετε ένα χρήσιμο αποτέλεσμα, αναβάλετε την πρόσκληση και διευκρινίστε πρώτα την εργασία.
Πρόκειται για πληροφορία χωρίς άμεση απόφαση;
Δημοσιεύστε μια ενημέρωση. Δώστε στους αναγνώστες έναν χώρο για ερωτήσεις.
Θα βελτίωναν την επιλογή ανεξάρτητες απόψεις;
Συγκεντρώστε πρώτα γραπτές απόψεις. Έτσι μειώνεται η πίεση να ακολουθήσουν όλοι τον πρώτο σίγουρο ομιλητή.
Παραμένουν μπερδεμένες οι επιλογές μετά από γραπτή επισκόπηση;
Προγραμματίστε εστιασμένη συζήτηση απόφασης με τους απαραίτητους συμμετέχοντες.
Το θέμα είναι ευαίσθητο ή φορτισμένο συναισθηματικά;
Προσφέρετε μια ιδιωτική συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, με προσεκτική γραπτή συνέχεια που θα συμφωνήσουν οι εμπλεκόμενοι.
Κάντε την πρόσκληση ένα σαφές σημείωμα εργασίας
Συμπεριλάβετε το ερώτημα απόφασης, το σχετικό πλαίσιο, την προετοιμασία, τους απαιτούμενους συμμετέχοντες και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Διακρίνετε τον υπεύθυνο απόφασης από τους συμβούλους και από όσους χρειάζονται μόνο το αποτέλεσμα. Μην απαιτείτε παρουσία απλώς για να δείξετε ότι συμπεριλαμβάνετε· προσφέρετε αντί αυτού έναν ουσιαστικό τρόπο για γραπτή συμβολή.
Η προετοιμασία πρέπει να είναι ρεαλιστική. Η αποστολή ενός μεγάλου εγγράφου λίγο πριν από την κλήση δεν δημιουργεί ενημερωμένη συζήτηση. Δώστε στους ανθρώπους εύλογο χρονικό περιθώριο ανάγνωσης μέσα στις εργάσιμες ώρες τους, ή αφιερώστε την αρχή της συνάντησης σε σιωπηλή ανάγνωση. Αν λείπουν οι απαραίτητες πληροφορίες, αλλάξτε τον σκοπό ή μεταθέστε τη συνάντηση.
Μοιράστε την ταλαιπωρία δίκαια
Μια ώρα που βολεύει στο Σαν Φρανσίσκο και στο Λονδίνο μπορεί να πέφτει αργά τη νύχτα στο Μπανγκαλόρ ή στο Σίδνεϊ. Ελέγξτε τις τοπικές ώρες για όλους όσους πρέπει πραγματικά να παρευρεθούν, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών θερινής ώρας. Χρησιμοποιήστε εργαλεία ημερολογίου που αποδίδουν σωστά τις ζώνες ώρας και κρατήστε γραπτό αρχείο των τοπικών χρονικών περιορισμών.
Όταν δεν υπάρχει δίκαιη κοινή ώρα, σκεφτείτε δύο μικρότερες συζητήσεις με κοινό αρχείο, εναλλασσόμενη παρουσία σε σύγχρονη επικοινωνία ή γραπτή διαδικασία απόφασης. Αν μια άβολη κλήση παραμένει απαραίτητη, εναλλάξτε το βάρος και αναγνωρίστε το ρητά. Η εναλλαγή δεν είναι άδεια για εδραίωση της συνηθισμένης νυχτερινής εργασίας.
Η συμπερίληψη δεν είναι μια πρόσκληση που στέλνεται σε όλους. Είναι μια δίκαιη ευκαιρία να επηρεάσει κανείς το αποτέλεσμα.
Διευκολύνετε όχι μόνο όσους μιλούν γρήγορα
Ξεκινήστε επαναδιατυπώνοντας το ερώτημα, τον υπεύθυνο απόφασης και τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα θα καταλήξει σε αποτέλεσμα. Αφήστε τους συμμετέχοντες να γράψουν σύντομα τις ανησυχίες τους πριν από την ελεύθερη συζήτηση. Προσκαλέστε συμβολές χωρίς να αναγκάζετε κανέναν να μιλήσει για προσωπικές περιστάσεις ή να ανοίξει την κάμερα.
Προσέξτε τις επικαλυπτόμενες ομιλίες, τα αδιευκρίνιστα αρκτικόλεξα και τις υποθέσεις για κοινό πλαίσιο. Προσφέρετε ένα κανάλι κειμένου για συμβολές και παύσεις για προβληματισμό. Όσοι μιλούν δεύτερη γλώσσα, χρησιμοποιούν υποστηρικτικές τεχνολογίες ή έχουν ασταθή σύνδεση δεν πρέπει να χρειάζεται να διακόπτουν επανειλημμένα για να συμμετάσχουν.
Κρατήστε την απόφαση ορατή
Χρησιμοποιήστε μια κοινόχρηστη σημείωση με ξεχωριστές ενότητες για γεγονότα, ανοιχτά ερωτήματα, αποφάσεις και ενέργειες. Ο σημειωματέας δεν χρειάζεται να μεταγράφει κάθε πρόταση. Καταγράψτε όσα θα χρειαζόταν κάποιος που απουσίαζε για να κατανοήσει το αποτέλεσμα, συμπεριλαμβανομένων ουσιαστικών διαφωνιών και άλυτων κινδύνων.
Πριν κλείσετε, διαβάστε ξανά κάθε ενέργεια με τον υπεύθυνο και τον χρονισμό της. Ρωτήστε αν ο υπεύθυνος δέχεται την ευθύνη και έχει τις εξαρτήσεις που χρειάζεται για να προχωρήσει. Ένα όνομα δίπλα σε μια εργασία δεν αρκεί, αν το πρόσωπο δεν έχει συμφωνήσει ή δεν έχει την εξουσία να δράσει.
Καταγράψτε με σκέψη, όχι αυτόματα
Μια εγγραφή μπορεί να βοηθήσει κάποιους συναδέλφους, αλλά δεν αντικαθιστά μια περίληψη. Η παρακολούθηση μιας μεγάλης κλήσης μπορεί απλώς να μεταφέρει το βάρος της συνάντησης στο απόγευμα κάποιου άλλου. Μοιραστείτε ένα σύντομο γραπτό αποτέλεσμα με συνδέσμους προς συγκεκριμένο σχετικό υλικό, όταν χρειάζεται.
Πριν από εγγραφή ή ενεργοποίηση αυτόματης μεταγραφής, εξηγήστε τον σκοπό, τις ρυθμίσεις πρόσβασης και διατήρησης και τηρήστε τον ισχύοντα νόμο και την οργανωτική πολιτική. Όπου χρειάζεται, δώστε στους ανθρώπους μια πρακτική εναλλακτική. Μην ανεβάζετε εμπιστευτικές συζητήσεις σε υπηρεσία μεταγραφής χωρίς εξουσιοδότηση και κατάλληλο έλεγχο απορρήτου.
Ελέγξτε αν η συνάντηση εξακολουθεί να δικαιολογείται
Οι επαναλαμβανόμενες προσκλήσεις επιβιώνουν από τα προβλήματα που τις δημιούργησαν. Ρωτήστε περιοδικά ποιες αποφάσεις έκανε δυνατές η συνάντηση, ποιος ωφελήθηκε και τι θα μπορούσε να περάσει στο γραπτό. Δοκιμάστε να αφαιρέσετε μία εμφάνιση αντί να θεωρείτε ολόκληρη τη σειρά μόνιμη υποδομή.
- Ένα συγκεκριμένο ερώτημα χρειάζεται διάλογο σε πραγματικό χρόνο.
- Οι συμμετέχοντες μπορούν να προετοιμαστούν κατά τις εργάσιμες ώρες τους.
- Το βάρος του χρόνου είναι ορατό και έχει ληφθεί υπόψη.
- Η διαδικασία απόφασης και ο υπεύθυνος είναι σαφή.
- Το γραπτό αποτέλεσμα θα φτάσει σε συναδέλφους που απουσίαζαν.
Οι παραγωγικές συναντήσεις δεν χρειάζεται να νιώθουν βιαστικές. Χρειάζονται έναν λόγο ύπαρξης, χώρο για στοχαστική συμμετοχή και ένα σαφές τέλος που επιτρέπει στη δουλειά να συνεχιστεί αλλού.