Σημειώσεις εργασίας για κατανεμημένες ομάδες
Η καλή συνεργασία πρέπει να ταξιδεύει πέρα από τις ζώνες ώρας
Οι συνάδελφοί σας δεν χρειάζεται να είναι συνδεδεμένοι ταυτόχρονα για να προχωρήσετε μαζί. Δώστε στη δουλειά έναν σαφή υπεύθυνο, αφήστε μια κατανοητή απόφαση και κάντε εύκολη την εύρεση του επόμενου βήματος.
ΒΕΛΤΙΩΣΤΕ ΤΗ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΟΜΕΝΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣΛιγότερη αναμονή για απάντηση. Περισσότερη βεβαιότητα για το τι ακολουθεί.
01 / Η ΟΠΤΙΚΗ ΜΑΣ
Η εργασία συνεχίζεται ενώ κοιμάστε
Η κατανεμημένη εργασία είναι πρόβλημα συνέχειας, όχι αγώνας διαθεσιμότητας.
Μια ερώτηση που μένει σε ιδιωτική συνομιλία μπορεί να διακόψει την πρωινή δουλειά ενός συναδέλφου. Μια σύντομη ενημέρωση με πλαίσιο, ευθύνη και επόμενο βήμα μπορεί να μεταφέρει την ίδια εργασία σε έναν ωκεανό απόσταση. Η διαφορά σπάνια βρίσκεται σε ένα ακόμη εργαλείο. Βρίσκεται στο αν οι πληροφορίες ταξιδεύουν μαζί με την εργασία.
Οι ομάδες στη Σιγκαπούρη, το Βερολίνο και το Τορόντο δεν θα μοιράζονται την ίδια εργάσιμη ημέρα. Ακόμη και η επικάλυψη του ωραρίου τους αλλάζει όταν αλλάζει η θερινή ώρα. Ένα υγιές σύστημα κάνει αυτές τις διαφορές ορατές, χωρίς να θεωρεί τις βραδινές ώρες κανενός ως περιθώριο διαθεσιμότητας.
Στόχος δεν είναι μια άμεση απάντηση. Είναι ένα χρήσιμο επόμενο βήμα που δεν εξαρτάται από μία μόνο απάντηση.
Ξεκινήστε από ένα επαναλαμβανόμενο σημείο τριβής. Ίσως οι αποφάσεις χάνονται μετά τις κλήσεις ή κάθε έλεγχος περιμένει το ίδιο άτομο. Κάντε αυτή την παράδοση πιο σαφή πριν προσθέσετε άλλη μία επαναλαμβανόμενη συνάντηση.
02 / ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ
Κάντε την παράδοση ορατή
Το «Σας το αφήνω» δεν είναι παράδοση. Ένας συνάδελφος πρέπει να μπορεί να δει τι άλλαξε, τι είναι δική του ευθύνη και τι να κάνει αν η αναμενόμενη πορεία αποτύχει.
Ονομάστε τον επόμενο υπεύθυνο
Ζητήστε επιβεβαίωση κατά τις ώρες εργασίας του. Μέχρι τότε, ο τρέχων υπεύθυνος παραμένει υπεύθυνος για να κάνει τη μετάβαση σαφή.
Αφήστε ένα έτοιμο πακέτο
Συμπεριλάβετε την τρέχουσα κατάσταση, συνδέσμους προέλευσης, κριτήρια αποδοχής, προθεσμία με τη ζώνη ώρας και την εναλλακτική λύση για την περίπτωση που κάποιος δεν είναι διαθέσιμος.
Κλείστε τον κύκλο
Καταγράψτε την αποδοχή στο κοινό αρχείο εργασίας, όχι μόνο σε μια ειδοποίηση που θα χαθεί μέσα σε μια ροή συνομιλίας.
03 / ΑΣΥΓΧΡΟΝΗ ΣΥΓΓΡΑΦΗ
Γράψτε ώστε οι άλλοι να μπορούν να προχωρήσουν
Η χρήσιμη ασύγχρονη γραφή προβλέπει την επόμενη ερώτηση του αναγνώστη. Διαχωρίζει τι συνέβη από το τι χρειάζεται απόφαση και δηλώνει ρητά το χρονικό περιθώριο για απάντηση.
Το μήνυμα δεν είναι μεγαλύτερο για τον εαυτό του. Αποτρέπει πολλούς γύρους διευκρινίσεων και επιτρέπει στον επόμενο αναγνώστη να συνεισφέρει χωρίς να ανασυνθέτει τη συζήτηση.
Γράψτε για τον επόμενο αναγνώστη →04 / ΖΩΝΤΑΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ
Συναντηθείτε μόνο όταν βοηθά
Οι συναντήσεις είναι χρήσιμες όταν οι άνθρωποι χρειάζεται να λύσουν μαζί μια ασάφεια, να εξασκηθούν σε μια δύσκολη συζήτηση ή να πάρουν μια πραγματικά αλληλένδετη απόφαση. Είναι λιγότερο χρήσιμες ως μέσο μετάδοσης πληροφοριών που όλοι θα μπορούσαν να διαβάσουν.
Θέλετε μόνο να μοιραστείτε μια κατάσταση;
Δημοσιεύστε μια σύντομη ενημέρωση με υπεύθυνο και συνδέσμους.
Χρειάζεστε ανεξάρτητη γνώμη;
Ανοίξτε ένα γραπτό χρονικό περιθώριο ελέγχου πριν προγραμματίσετε κλήση.
Κολλήσατε ακόμη σε σημαντικό συμβιβασμό;
Συγκεντρώστε μια μικρή ομάδα με ένα ερώτημα απόφασης και ένα γραπτό αρχείο.
Ελέγξτε ποιων τις πρωινές ή βραδινές ώρες χρησιμοποιείτε. Εναλλάξτε τις άβολες ώρες όταν η ζωντανή συμμετοχή είναι πραγματικά αναγκαία· μην μετατρέπετε την «παγκόσμια ομάδα» σε μόνιμο βάρος για τα ίδια άτομα.
Κάντε τον ζωντανό χρόνο να αξίζει τη θέση του →05 / ΣΧΕΣΕΙΣ
Εμπιστοσύνη πέρα από την πράσινη τελεία
Οι ενδείξεις παρουσίας δεν μπορούν να σας πουν αν κάποιος σκέφτεται προσεκτικά, βοηθά έναν πελάτη ή κάνει ένα απαραίτητο διάλειμμα. Η εμπιστοσύνη χτίζεται από αξιόπιστες δεσμεύσεις και ασφαλή, έγκαιρα σήματα όταν μια δέσμευση κινδυνεύει.
Συμφωνήστε τι σημαίνει κανονική ανταπόκριση. Διακρίνετε μια συνηθισμένη ερώτηση από ένα πραγματικό περιστατικό. Ρωτήστε για τις προτιμήσεις εργασίας χωρίς να απαιτείτε από τους συναδέλφους να εξηγήσουν ιδιωτικές περιστάσεις.
Η αξιοπιστία δεν σημαίνει ότι ποτέ δεν χρειάζεστε βοήθεια. Σημαίνει να κάνετε την ανάγκη ορατή εγκαίρως, ώστε η ομάδα να μπορεί να ανταποκριθεί με προσοχή.
Χτίστε αξιοπιστία από απόσταση →06 / ΕΦΙΚΤΟΣ ΡΥΘΜΟΣ
Συνδυάστε τις συνήθειες
Δοκιμάστε έναν μικρό λειτουργικό ρυθμό πριν από μια συνολική αναδιοργάνωση. Αυτό το παράδειγμα περιγράφει γεγονότα εργασίας, όχι πρόγραμμα που όλοι πρέπει να ακολουθούν την ίδια τοπική ώρα.
| Στιγμή | Συνήθεια | Κοινό αρχείο |
|---|---|---|
| Έναρξη περιόδου εργασίας | Ελέγξτε τις αλλαγές και αποδεχτείτε τις παραδόσεις | Τρέχον αρχείο εργασίας |
| Πριν από ένα χρονικό περιθώριο επικάλυψης | Θέστε στο προσκήνιο αποφάσεις που χρειάζονται διάλογο | Ερώτημα απόφασης και επιλογές |
| Λήξη περιόδου εργασίας | Καταγράψτε την πρόοδο, τον επόμενο υπεύθυνο και τα εμπόδια | Σημείωμα παράδοσης |
| Λήξη κύκλου εργασίας | Εξετάστε μία επαναλαμβανόμενη πηγή αναμονής | Ένα μικρό πείραμα διαδικασίας |
Σημαίνει η ασύγχρονη εργασία ότι αποφεύγουμε όλες τις συναντήσεις;
Όχι. Σημαίνει ότι δίνουμε στον ζωντανό χρόνο έναν συγκεκριμένο σκοπό και διασφαλίζουμε ότι τα χρήσιμα αποτελέσματα παραμένουν διαθέσιμα στους συναδέλφους που δεν μπόρεσαν να παραστούν.
Τι γίνεται αν κάποιος δεν απαντήσει;
Χρησιμοποιήστε το χρονικό περιθώριο απάντησης και τον εφεδρικό υπεύθυνο που συμφωνήσατε εκ των προτέρων. Αν δεν υπάρχει κανένα από τα δύο, διορθώστε τη συμφωνία αντί να υποθέσετε ότι το άτομο δεν ενδιαφέρεται.
Από πού πρέπει να ξεκινήσουμε;
Επιλέξτε μία παράδοση που σταματά τακτικά. Προσθέστε ονομαστικό υπεύθυνο, σύνοψη της τρέχουσας κατάστασης, κριτήρια αποδοχής και βήμα επιβεβαίωσης.