Όταν οι συνάδελφοι μοιράζονται το ίδιο γραφείο, μπορούν να αντιλαμβάνονται άτυπα τι συμβαίνει. Σε μια ομάδα εξ αποστάσεως, αυτά τα σήματα είναι ελλιπή. Είναι δελεαστικό να τα αντικαταστήσουμε με ενδείξεις online κατάστασης, μετρήσεις δραστηριότητας ή συχνούς ελέγχους. Όμως η ορατή απασχόληση δεν ισοδυναμεί με αξιόπιστη εργασία.
Πιο χρήσιμη βάση είναι ένα σύνολο μικρών συμφωνιών: τι ανήκει στον καθένα, πώς η ομάδα μαθαίνει ότι κάτι άλλαξε, πότε μια απάντηση είναι εύλογη και πού μπορεί να ζητηθεί βοήθεια. Αυτές οι συμφωνίες μειώνουν τις εικασίες χωρίς να απαιτούν από κανέναν να μετατρέψει την εργάσιμη ημέρα του σε δημόσια επίδειξη.
Συμφωνήστε για την ανταπόκριση πριν τη δοκιμάσετε
Οι άνθρωποι φέρνουν διαφορετικές υποθέσεις για ένα μήνυμα συνομιλίας. Για άλλον είναι διακοπή που απαιτεί άμεση απάντηση· για άλλον είναι σημείωση για το επόμενο διάλειμμα. Κανείς δεν μπορεί να συναγάγει αξιόπιστα την προσδοκία του άλλου μόνο από το εργαλείο.
Περιγράψτε ποια κανάλια υποστηρίζουν τη ρουτινική εργασία και ποια προορίζονται για πραγματικά επείγοντα θέματα. Ορίστε προσδοκίες ανταπόκρισης μέσα σε εργάσιμες περιόδους και μην υποθέτετε ότι κάθε ώρα είναι διαθέσιμη. Λάβετε υπόψη σας τα ωράρια μερικής απασχόλησης, τις άδειες, τις αργίες και τον χρόνο συγκέντρωσης. Μια δηλωμένη διαδρομή για έκτακτα περιστατικά πρέπει να έχει υπεύθυνο και να μην βασίζεται στο ότι όλοι ελέγχουν τα πάντα.
Ρουτινικές ερωτήσεις: Χρησιμοποιήστε το νήμα του έργου και αφήστε μία πλήρη τοπική εργάσιμη ημέρα για την απάντηση.
Εμπλοκή στην εργασία: Αναφέρετε ποιο στοιχείο λείπει, ποια είναι η επίδρασή του και το τελευταίο χρήσιμο σημείο απόφασης. Επισημάνετε τον συμφωνημένο υπεύθυνο και τον αναπληρωτή του.
Εκτός εργάσιμου ωραρίου: Δεν αναμένεται απάντηση, εκτός αν κάποιος καλύπτει ρητά συμφωνημένη εφημερία για περιστατικά.
Αλλαγές: Επανεξετάστε τη συμφωνία όταν αλλάζουν το προσωπικό, οι τοποθεσίες ή οι αρμοδιότητες.
Κάντε τις δεσμεύσεις αρκετά μικρές ώστε να ελέγχονται
Η φράση «θα τελειώσω σύντομα το έργο» είναι δύσκολο να βασιστεί κανείς πάνω της, γιατί κρύβει το εύρος, τον χρόνο και την αβεβαιότητα. Μια μικρότερη δέσμευση θα μπορούσε να ορίζει ένα προσχέδιο έτοιμο για αξιολόγηση, τα κριτήρια αποδοχής του και τις εξαρτήσεις που παραμένουν ανοιχτές. Το ζητούμενο δεν είναι να εξαλειφθεί η αβεβαιότητα, αλλά να γίνει συζητήσιμη.
Παρακολουθείτε ουσιαστικά αποτελέσματα και την πρόοδο προς αυτά. Μην θεωρείτε τα πλήκτρα που πατήθηκαν, τη χρήση κάμερας ή τον όγκο των μηνυμάτων ως υποκατάστατα της συμβολής. Κάποια χρήσιμη εργασία είναι αθόρυβη, ενώ κάποια ορατή δραστηριότητα αποδίδει λίγα. Ρωτήστε αν οι συνάδελφοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το αποτέλεσμα, και όχι αν ο δημιουργός φάνηκε απασχολημένος.
Ανταμείψτε την έγκαιρη προειδοποίηση αντί για τους ηρωισμούς της τελευταίας στιγμής
Μια ομάδα που επαινεί τις διασώσεις της τελευταίας στιγμής αλλά τιμωρεί την έγκαιρη ανησυχία διδάσκει τους ανθρώπους να κρύβουν τους κινδύνους. Κάντε φυσιολογικό να λέγεται ότι μια εκτίμηση άλλαξε, ότι μια εξάρτηση δεν είναι σαφής ή ότι ο τρέχων φόρτος εργασίας δεν είναι βιώσιμος.
Μια χρήσιμη ενημέρωση για εμπόδιο περιγράφει την κατάσταση, όσα έχουν ήδη δοκιμαστεί, την πιθανή επίπτωση και τη βοήθεια που χρειάζεται. Η πρώτη απάντηση του υπευθύνου πρέπει να αναζητά κατανόηση και ένα επόμενο βήμα, και όχι εξήγηση του γιατί ο άνθρωπος δεν προέβλεψε τα πάντα νωρίτερα.
Η αξιοπιστία περιλαμβάνει και το να πείτε σε κάποιον ότι δεν μπορεί πια να βασίζεται στο αρχικό σχέδιο.
Χτίστε σχέσεις χωρίς υποχρεωτική οικειότητα
Η δουλειά γίνεται πιο εύκολη όταν οι συνάδελφοι μπορούν να κάνουν μια βασική ερώτηση χωρίς αμηχανία. Δημιουργήστε χώρο για γνωριμίες, εργασία σε ζεύγη και περιστασιακές συζητήσεις που δεν καθοδηγούνται αποκλειστικά από αναφορές προόδου. Προσφέρετε διαφορετικούς τρόπους συμμετοχής αντί να υποθέτετε ότι όλοι απολαμβάνουν την ίδια κοινωνική μορφή.
Οι συνάδελφοι εξ αποστάσεως δεν χρειάζεται να δείξουν το σπίτι, την οικογένεια ή την ιδιωτική τους ζωή για να αποδείξουν τη συμμετοχή τους. Πρακτικές με προαιρετική κάμερα, προσεκτικός προγραμματισμός και σεβασμός των προσωπικών ορίων μπορούν να συνυπάρχουν με θερμές επαγγελματικές σχέσεις. Ρωτήστε τι βοηθά κάποιον να συνεργαστεί· μην απαιτείτε εξήγηση για κάθε προτίμηση.
Ερμηνεύστε τη διαφορά με περιέργεια
Ένα σύντομο μήνυμα μπορεί να φανεί αποτελεσματικό σε έναν αναγνώστη και απότομο σε έναν άλλον. Η σιωπή μπορεί να αντανακλά συγκέντρωση, αβεβαιότητα, επεξεργασία της γλώσσας ή διαφωνία. Αποφύγετε να θεωρείτε ένα στυλ επικοινωνίας απόδειξη χαρακτήρα ή να χρησιμοποιείτε την εθνικότητα ως συντόμευση για την κατανόηση ενός ατόμου.
Όταν ένα μήνυμα προκαλεί κακή εντύπωση, ρωτήστε για την πρόθεση και περιγράψτε τον αντίκτυπο. Συζητήστε για τη δουλειά και τη συγκεκριμένη αλληλεπίδραση, χωρίς να αποδίδετε κίνητρα. Για ευαίσθητη ανατροφοδότηση, σκεφτείτε μια ιδιωτική συζήτηση και συμφωνήστε σε γραπτή συνέχεια, ώστε κανένας από τους δύο να μη βασίζεται μόνο στη μνήμη.
Φροντίστε η γνώση και η αναγνώριση να διαδίδονται
Η εμπιστοσύνη εξασθενεί όταν οι σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται μόνο κατά τη διάρκεια της κοινής ώρας εργασίας μιας τοποθεσίας. Δημοσιεύετε τα αποτελέσματα σε χώρο που είναι προσβάσιμος σε όλη την ομάδα. Δώστε στους συναδέλφους που απουσιάζουν έναν κατάλληλο τρόπο να επισημαίνουν κινδύνους που έχουν παραβλεφθεί πριν από μη αναστρέψιμες ενέργειες, και καταστήστε σαφή την εξουσία του υπευθύνου της απόφασης.
Η αναγνώριση πρέπει να διασχίζει επίσης τις ζώνες ώρας. Κατονομάστε το άτομο που διευκρίνισε μια εξάρτηση, τεκμηρίωσε μια διαδικασία ή βοήθησε άλλη περιοχή να ξεκινήσει ομαλά. Αυτές οι συνεισφορές μπορεί να χαθούν πίσω από το πιο ορατό άτομο που παρουσιάζει το τελικό αποτέλεσμα.
Επιδιορθώστε άμεσα μια παραλειφθείσα δέσμευση
Όταν μια δέσμευση δεν τηρείται, δηλώστε τι συνέβη, αναγνωρίστε τον αντίκτυπο και προτείνετε ένα αξιόπιστο σχέδιο αποκατάστασης. Αποφύγετε υποσχέσεις που βασίζονται σε μη βιώσιμες υπερωρίες. Στη συνέχεια, ελέγξτε αν η αιτία ήταν ένα ασαφές πεδίο εργασιών, έλλειψη διαθέσιμης χωρητικότητας, μια κρυφή εξάρτηση ή μια συμπεριφορά που χρειάζεται άμεση ανατροφοδότηση.
- Τα ωράρια εργασίας και οι προσδοκίες για την ανταπόκριση είναι γνωστά.
- Οι δεσμεύσεις έχουν υπευθύνους και χρηστικούς ορισμούς ολοκλήρωσης.
- Η επισήμανση ενός κινδύνου οδηγεί σε βοήθεια και ιεράρχηση προτεραιοτήτων.
- Οι αποφάσεις παραμένουν προσβάσιμες εκτός των ζωντανών συζητήσεων.
- Τα άτομα μπορούν να συνεισφέρουν χωρίς παρακολούθηση ή υποχρεωτική αποκάλυψη προσωπικών στοιχείων.
Η εμπιστοσύνη δεν δημιουργείται με μία μόνο δραστηριότητα ομάδας. Ανανεώνεται μέσα από τις καθημερινές αλληλεπιδράσεις, όπου η ομάδα δίνει μια υπόσχεση, προσέχει μια αλλαγή και ανταποκρίνεται με σαφήνεια και φροντίδα.