Ένα έργο μπορεί να φαίνεται απασχολημένο και όμως να περνά μεγάλο μέρος της ζωής του σε αναμονή. Ένας αξιολογητής δεν γνωρίζει ότι ένα προσχέδιο είναι έτοιμο. Ένας συνάδελφος δεν μπορεί να ανοίξει ένα συνδεδεμένο αρχείο. Δύο άτομα υποθέτουν το καθένα ότι ο άλλος έχει την ευθύνη της επόμενης ενέργειας. Σε διαφορετικές ζώνες ώρας, μια μικρή ασάφεια μπορεί να μείνει άλυτη μέχρι την επόμενη εργάσιμη περίοδο.
Οι καλές παραδόσεις κάνουν ορατή την ίδια τη μετάβαση. Συνδέουν την τρέχουσα κατάσταση με έναν επόμενο υπεύθυνο με όνομα, ορίζουν τι ζητείται από το πρόσωπο αυτό και περιγράφουν τη διαδρομή αν η προγραμματισμένη ενέργεια δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί. Πρόκειται για συνήθεια συντονισμού, όχι για πρόσκληση να δουλεύει όλη η ομάδα όλο το 24ωρο.
Ξεκινήστε από την πρώτη ενέργεια του παραλήπτη
Ρωτήστε τι χρειάζεται να κάνει ο επόμενος υπεύθυνος όταν αναλαμβάνει. Το «Ελέγξτε το προσχέδιο» μπορεί να σημαίνει έλεγχο στοιχείων, έγκριση προϋπολογισμού, δοκιμή μιας ροής εργασίας ή επεξεργασία της γλώσσας. Δηλώστε την ενέργεια και τα όριά της. Ένα εστιασμένο αίτημα ελέγχου αποτρέπει περιττή εργασία και κάνει το αποτέλεσμα ευκολότερο να γίνει αποδεκτό.
Συμπεριλάβετε την τρέχουσα έκδοση και μια σύντομη εξήγηση των αλλαγών. Μην υποθέτετε ότι ο αναγνώστης είδε τη χθεσινή συζήτηση. Για εργασία που μοιράζεται μεταξύ Dublin, Cape Town και Kuala Lumpur, το μόνιμο αρχείο του έργου έχει μεγαλύτερη σημασία από ένα μήνυμα που στάλθηκε κατά τη διάρκεια του απογεύματος σε μία από τις τοποθεσίες.
Στοιχείο εργασίας: Λίστα ελέγχου ένταξης νέων πελατών, προσχέδιο έτοιμο για έλεγχο.
Τρέχουσα κατάσταση: Οι αλλαγές περιεχομένου έχουν ολοκληρωθεί. Η ευθύνη για τον τελικό έλεγχο πρόσβασης παραμένει ανεπίλυτη.
Επόμενος υπεύθυνος: Λεϊλά, επιβεβαιώστε κατά την επόμενη εργάσιμη περίοδό σας αν μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο.
Ζητούμενη ενέργεια: Ελέγξτε την ευθύνη των ρόλων και σημειώστε κάθε βήμα χωρίς υπεύθυνο άτομο. Μην δημοσιεύετε ακόμη.
Έτοιμο όταν: Κάθε βήμα έχει υπεύθυνο και το ανοιχτό ζήτημα πρόσβασης έχει καταγεγραμμένη απόφαση.
Αν μπλοκάρει: Επισημάνετε το στοιχείο εργασίας ως μπλοκαρισμένο και ορίστε τον ονομαστικό εφεδρικό του έργου. Η δημοσίευση παραμένει σε παύση.
Μεταβιβάστε την ευθύνη συνειδητά
Μια εργασία πρέπει να έχει έναν μόνο υπόλογο επόμενο υπεύθυνο, ακόμη και όταν συνεισφέρουν πολλά άτομα. Διακρίνετε το άτομο που εκτελεί την εργασία, το άτομο που παίρνει την απόφαση και τα άτομα που παρέχουν συμβουλές. Ένας πίνακας RACI μπορεί να βοηθήσει στις επαναλαμβανόμενες αρμοδιότητες, αλλά ένας μεγάλος πίνακας δεν είναι απαραίτητος για κάθε μικρή εργασία.
Ζητήστε επιβεβαίωση αντί να θεωρείτε μια ετικέτα ως αποδοχή. Μέχρι να γίνει αποδεκτή η συμφωνημένη μετάβαση, ο τρέχων υπεύθυνος παραμένει υπεύθυνος για την ορατότητα της κατάστασης. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να παραμένει online επ' αόριστον· σημαίνει ότι καταγράφει την εκκρεμή μετάβαση και ακολουθεί τη συμφωνημένη εφεδρική διευθέτηση.
Κάντε την ετοιμότητα ελέγξιμη
Το «σχεδόν τελείωσα» είναι συναίσθημα. Τα κριτήρια αποδοχής περιγράφουν κάτι που ένας άλλος άνθρωπος μπορεί να ελέγξει. Για ένα έγγραφο, η ετοιμότητα μπορεί να σημαίνει επαληθευμένους συνδέσμους πηγών, επιλυμένα σχόλια και έγκριση από τον ορισμένο υπεύθυνο απόφασης. Για μια υπηρεσιακή εργασία, μπορεί να σημαίνει πλήρη στοιχεία εισόδου και άδεια για ενέργεια.
Κρατήστε την προετοιμασία χωριστά από την ολοκλήρωση. Ένα στοιχείο εργασίας μπορεί να είναι έτοιμο για έλεγχο χωρίς να είναι έτοιμο για κυκλοφορία. Σαφείς καταστάσεις μειώνουν τις τυχαίες δημοσιεύσεις και εμποδίζουν κάποιον να παραλείψει σιωπηλά έναν αναγκαίο έλεγχο, επειδή η ετικέτα «ολοκληρώθηκε» φάνηκε οριστική.
Μην παραδίδετε τη δική σας μνήμη για τη δουλειά. Παραδώστε τις πληροφορίες που χρειάζεται ο επόμενος.
Ελέγξτε την πρόσβαση πριν δημιουργήσετε εξάρτηση
Μια καλή σύνοψη δεν μπορεί να αντισταθμίσει ένα κλειδωμένο έγγραφο ή ελλείψεις δικαιωμάτων. Δοκιμάστε τους συνδέσμους, ονομάστε την επίσημη έκδοση και εξηγήστε πού βρίσκονται τα υποστηρικτικά στοιχεία. Ποτέ μην επικολλάτε κωδικούς πρόσβασης, μυστικά πελατών ή περιττά προσωπικά δεδομένα σε σημείωμα παράδοσης.
Όταν οι ομάδες διασχίζουν οργανωτικά ή εθνικά όρια, ελέγξτε αν το υλικό επιτρέπεται να κοινοποιηθεί στον συγκεκριμένο παραλήπτη και μέσω αυτού του συστήματος. Οι πολιτικές ασφάλειας, τα συμβόλαια και η ισχύουσα νομοθεσία περί απορρήτου εξακολουθούν να ισχύουν για οποιαδήποτε αποδοτική ροή εργασίας. Χρησιμοποιήστε εγκεκριμένους ελέγχους πρόσβασης αντί να δημιουργείτε έναν ανοιχτό δημόσιο σύνδεσμο για ευκολία.
Σχεδιάστε εφεδρεία που σέβεται το ωράριο εργασίας
Ορίστε τι συμβαίνει αν ο επόμενος υπεύθυνος απουσιάζει, δεν έχει διαθεσιμότητα ή εντοπίζει έναν ανοιχτό κίνδυνο. Ονομάστε έναν εφεδρικό ρόλο και ένα σημείο όπου θα σημειώνεται η μπλοκαρισμένη εργασία. Μια εφεδρεία πρέπει να μειώνει την αβεβαιότητα, όχι να εξουσιοδοτεί έναν συνάδελφο να παρακάμψει δικλίδες ασφαλείας ή να καλέσει όλους στο προσωπικό τους τηλέφωνο.
Για πραγματικά περιστατικά, χρησιμοποιήστε μια χωριστά συμφωνημένη διαδικασία εφημερίας με σαφή κάλυψη και κλιμάκωση. Η εργασία «ακολουθώντας τον ήλιο» βοηθά μόνο όταν οι ομάδες παραλαβής έχουν τη δυνατότητα και την εξουσιοδότηση να ενεργήσουν. Αλλιώς απλώς μετατοπίζει την αναμονή αντί να την εξαλείφει.
Πριν την παραδώσετε
Η λίστα ελέγχου έτοιμης για μεταβίβαση
- Τρέχουσα κατάσταση: Τι έχει ολοκληρωθεί και τι παραμένει αβέβαιο;
- Πηγή: Ποια έκδοση είναι η επίσημη και μπορεί ο παραλήπτης να την ανοίξει;
- Επόμενος υπεύθυνος: Ποιος καλείται να αναλάβει την ευθύνη;
- Επόμενη ενέργεια: Τι ακριβώς πρέπει να κάνει και τι δεν πρέπει να κάνει;
- Αποδοχή: Ποιο παρατηρήσιμο αποτέλεσμα κάνει αυτό το βήμα ολοκληρωμένο;
- Χρονοδιάγραμμα: Είναι ρητή η προθεσμία, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ζώνης ώρας όπου χρειάζεται;
- Εφεδρεία: Τι συμβαίνει αν η εργασία μπλοκάρει ή ο υπεύθυνος είναι μη διαθέσιμος;
- Επιβεβαίωση: Πού θα καταγραφούν η αποδοχή και η επόμενη κατάσταση;
Μάθετε από την αναμονή, όχι από τους αριθμούς δραστηριότητας
Εξετάστε μερικές πρόσφατες παραδόσεις και ρωτήστε πού η εργασία περίμενε για έλλειψη πλαισίου, άδειας ή απόφασης. Μετρήστε τη διαδικασία αντί να κατατάσσετε τα άτομα με βάση την ταχύτητα απάντησης. Μία διευκρινισμένη απαίτηση εισόδου μπορεί να εξαλείψει περισσότερη καθυστέρηση από μια ακόμη καθημερινή σύντομη συνάντηση.
Ξεκινήστε με μία μόνο επαναλαμβανόμενη μετάβαση. Συμφωνήστε σε ένα μικρό πρότυπο, δοκιμάστε το για έναν εργάσιμο κύκλο και ρωτήστε τον παραλήπτη τι ακόμη έλειπε. Η καλύτερη συνήθεια παράδοσης είναι η πιο ελαφριά που αφήνει αξιόπιστα τον επόμενο συνάδελφο έτοιμο.